Zazwyczaj, kiedy słyszmy o sposobie rozliczania się na podstawie faktury, myślimy o dwóch przedsiębiorstwach, które ze sobą współpracują. Jednakże w polskim prawie istnieje także możliwość wystawienia faktury osobie, która nie posiada własnej firmy. Jak to zrobić? Czym różni się zwykła faktura dla przedsiębiorcy od tej wygenerowanej dla osoby fizycznej?

Kiedy się wystawia fakturę VAT dla osób fizycznych?

Takie rozwiązanie jest stosowane w przypadku, gdy dana firma jest zwolniona z ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Sprzedaż powinna zostać udokumentowana na podstawie ewidencji sprzedaży w trybie dziennym (podczas sprzedaży stacjonarnej), a także na podstawie wyciągu z banku (podczas sprzedaży wysyłkowej).

Faktura VAT dla osób fizycznych jest wystawiana przez przedsiębiorcę także w sytuacji, kiedy klient sam o nią poprosi. Nie jest to częsta sytuacja, ale może się tak zdarzyć. Wtedy warto wiedzieć, co i jak należy zrobić. Taka faktura nie różni się za bardzo pod kątem strukturalnym, zamiast NIP-u nie wpisuje się nic albo zamienia na PESEL. Ten typ dokumentów księgowych można wystawiać zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej – oba typy posiadają taką samą moc prawną. Warto nadmienić, że taka faktura jest zwykle dołączana do paragonu, a nie zastępowana nim.

Jakie dane powinna zawierać taka faktura?

Dokument księgowy dla osoby fizycznej nie różni się za bardzo od faktur wystawianych firmom. Podczas generowania dokumentu należy zawrzeć następujące dane: imię, nazwisko, adres sprzedawcy oraz klienta, numer faktury, który jest zgodny z przyjętą numeracją, datę wystawienia dokumentu, nazwę towaru bądź usługi, datę zakończenia dostawy i datę otrzymania zapłaty, jednostkę miary, a także ilość sprzedanych produktów, wartość netto, cenę jednostkową netto, sumę sprzedaży netto z podziałem na wartości, które są objęte stawkami podatku i sprzedaż niego zwolnioną, stawkę oraz wartość podatku VAT, kwoty podatku VAT, w których są uwzględnione podziały na poszczególne stawki, wartość należności brutto, kwoty potencjalnych rabatów albo zniżek.

Jakie terminy obowiązują w takiej fakturze?

Niedotrzymanie terminów wystawienia faktury grozi sankcjami prawnymi, z tego względu należy się dowiedzieć, ile przedsiębiorca ma czasu na jej wygenerowanie i tak:

• 3 miesiące, liczone od końca danego okresu rozliczeniowego, w którym otrzymał produkt bądź usługę. Jednakże w przypadku, kiedy klient nie zgłosił chęci otrzymania takiego dokumentu księgowego, nie musimy mu wystawać faktury, ponieważ wystarczy zwykły paragon wydrukowany z kasy fiskalnej,
• do 15 dnia następnego miesiąca – dotyczy to sytuacji, kiedy konsument zażyczył sobie wystawienia faktury od przedsiębiorcy do końca okresu rozliczeniowego, jeżeli naprawdę doszło do zakończenia transakcji,
• 15 dzień od dnia złożenia prośby konsumenta – w sytuacji, gdy klient zgłosił chęć generacji dokumentu po upływie miesiąca od chwili nabycia towaru, ale druga strona zachowała termin trzech miesięcy.

Czy faktura VAT dla osób fizycznych może zostać wystawiona w programie do faktur?

Każdy prosty program do faktur online powinien być intuicyjny, dzięki temu obsługa takiego narzędzia jest bardzo prosta. Kroki, które należy w tym zakresie powziąć, są bardzo podobne, jak w przypadku generacji zwykłego dokumentu księgowego. Aby to zrobić, należy kliknąć zakładkę „Dokumenty-Sprzedaż”, wtedy wyświetlają się gotowe wersje najpopularniejszych faktur. Później trzeba wybrać opcję FV i uzupełnić wszystkie dane klienta. Jednak w chwili wyboru kontrahenta należy kliknąć typ „Osoba fizyczna”. Dzięki temu rozwiązaniu można bezpośrednio wystawiać faktury dla osoby, która nie posiada działalności gospodarczej  jako kolejnej w serii dokumentu księgowego, a także przypisać ją do właściwego okresu rozliczeniowego.

Faktura VAT dla osób fizycznych jest wydawana w sytuacji, kiedy klient sam o nią poprosi bądź, gdy firma jest zwolniona z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Taki dokument księgowy nie różni się znacząco od zwykłych faktur, jedynie zamiast numeru NIP wpisuje się PESEL, co także nie jest konieczne. Przedsiębiorcy na wygenerowanie dokumentu  z systemu mają 3 miesiące lub około 15 dni w zależności od sytuacji.