Prowadząc firmę warto rozejrzeć się za dobrym programem do fakturowania, który nie tylko przyspieszy codzienną pracę z dokumentami sprzedażowymi, ale i ułatwi zarządzanie nimi i bazą kontrahentów dzięki różnorodności wbudowanych w program funkcji. Czym jednak powinien wyróżniać się program do fakturowania online, by przyciągnął uwagę przedsiębiorcy i zapewnił mu najlepszą obsługę faktur niezależnie od ich liczby, języka i waluty? Sprawdzamy najważniejsze funkcje najlepszych systemów do fakturowania dostępnych online.
1 Powód – łatwość obsługi w parze z funkcjonalnością
Jeśli program do fakturowania online ma służyć przedsiębiorcy w codziennej pracy z fakturami, narzędzie musi być wygodne i w pełni intuicyjne, z łatwym w obsłudze panelem zarządzania, przejrzystym menu i najważniejszymi funkcjami dostępnymi na jedno kliknięcie. Dostępny najlepiej w kilku wersjach językowych program powinien bez problemu obsługiwać różne rodzaje dokumentów sprzedażowych z możliwością dopasowania ich szablonów do własnych potrzeb i brandingu.
Niektóre programy do fakturowania online dostępne na rynku oferują możliwość wystawienia za darmo kilku faktur miesięcznie, co dla bardzo małych przedsiębiorców może mieć sens. W praktyce jednak programy do fakturowania, takie jak Melpe nakładające od początku niski, ale stały abonament otwierają przed użytkownikiem znacznie więcej możliwości – nie limitują w żaden sposób liczby wystawianych dokumentów, dają dostęp do wszystkich funkcji programu, są połączone ze wsparciem specjalistów dostępnych telefonicznie i drogą e-mail i, co najważniejsze, są na bieżąco aktualizowane, korygowane i zabezpieczane, gwarantując pełne bezpieczeństwo Twoich dokumentów.
2 powód – aktualność programu
Dobry program do faktur musi działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i być aktualizowany wraz ze zmieniającym się prawem podatkowym. To jednak kwestia techniczna, o którą dba większość firm oferujących tego typu rozwiązania dla przedsiębiorców. Wśród funkcji, które powinny zwrócić uwagę przy wyborze programu do fakturowania powinny pojawić się:
- Dostęp do wszystkich rodzajów dokumentów sprzedaży,
- Możliwość wyboru wersji językowej programu oraz języka faktury,
- Dodawanie i aktualizacja kontrahenta z bazy GUS, na podstawie numeru NIP, KRS
- Dostęp do białej listy podatników VAT i łatwa weryfikacja danych z poziomu programu,
- Możliwość przypisania do kartoteki kontrahenta terminu i sposobu płatności, cennika sprzedaży, waluty dokumentu oraz domyślnego języka faktur,
- Możliwość wyboru rachunku bankowego, na który ma zostać opłacona faktura z listy dodanych rachunków,
- Możliwość wprowadzania informacji o zapłacie podczas tworzenia dokumentu sprzedaży, tak aby na fakturze widniała informacja o jej opłaceniu,
- Dostęp do historii działań na dokumencie pozwalający sprawdzić kto utworzył lub edytował dany dokument,
- Możliwość wysyłania dokumentów do kontrahenta bezpośrednio z systemu,
Wybierając program do fakturowania pamiętaj, że korzystanie z niego ma wyeliminować trudności związane z wystawianiem faktur i dokumentów sprzedaży oraz ułatwić współpracę z księgowością, która będzie rozliczać Twoje faktury. W związku z tym im lepiej przygotowany, bardziej funkcjonalny i łatwy w obsłudze program wybierzesz, tym więcej korzyści z niego wyciągniesz.
3 powód – dodatkowe funkcje
Dobrym punktem zaczepienia przy wyborze programu do fakturowania powinny być też funkcje dodatkowe. Programy, które wyróżniają się na tle konkurencji oferują, poza podstawową funkcjonalnością, szereg opcji rozszerzonych zwiększających możliwości wykorzystania programu. W wielu z nich pojawia się możliwość szybkiego generowania struktury JPK_VAT czy JPK_FA, raportów ze sprzedaży, a nawet zarządzania pracą działu sprzedaży z pomocą systemu CRM. Przy dobrym programie obsługującym faktury, problem wystawiania wielu faktur w ciągu dnia zostanie szybko rozwiązany.